Что такое бронирование переговорных комнат?




В ход идут различные инструменты, включающие аналитику рабочих процессов, онлайн-митапы, автоматизацию производства с помощью мобильных приложений и тому подобное. Бронирование переговорных комнат — один из элементов оптимизации расходов и снижения сопутствующих издержек компании, в частности, на неиспользуемое офисное пространство. Решать подобную проблему помогают разные инструменты. О том, какие выделяются на фоне остальных и каков их принцип действия, рассказываем в статье.

Как работает система бронирования переговорных комнат?

Принцип работы рассматриваемой системы крайне прост: чаще всего она представляет собой “экранчик” у помещения в офисе, посредством которого происходят необходимые манипуляции. К таковым можно отнести: возможность просмотреть статус занятости комнаты, выполнить быстрое бронирование, запланировать встречу и точно знать, что она не сорвется и многое другое. Интегрировать подобную систему можно самостоятельно, но чаще приглашают профессионалов в выделенной области.

Почему стоит внедрить систему бронирования переговорных комнат в офисе?

Главная причина внедрения рассматриваемой системы в офисную идеологию заключается в том, что 40% пространства часто простаивает. Отсюда вытекают не только лишние издержки, но и проблемные моменты, когда на одно помещение претендуют сразу несколько человек, а другое является незанятым. Соответствующие инструменты помогают избежать таких казусов за счет автоматизации сопутствующих процессов, в частности, возможности составлять план занятости выбранной зоны.

Какие системы бронирования переговорных комнат существуют?

После того, как методы бронирования переговорных пространств прижились на мировом рынке, появилось множество соответствующих этому тренду продуктов, причем заметно различающихся по качеству. Среди явных лидеров рынка в этой сфере следует отметить следующие инструменты: UnSpot, Envoy и Robinpowered. Эта тройка имеет наилучшие экспертные оценки, хоть и не является мастхэвом в бизнесе. Далее о каждом из продуктов рассказываем подробнее.

UnSpot

UnSpot предоставляет пользователям удобный и богатый функциональный ряд. В большинстве процессов, например, в формировании рабочих графиков участие принимают все сотрудники, что только сплачивает коллектив. Одной только бронью помещений функционал не ограничен. Здесь доступна настраиваемая навигация по офису, своевременные отчеты и анализы выбранных показателей, плюс интеграция с популярными сервисами по типу Google календаря, Microsoft Outlook, MS Exchange, Teams, Slack и Telegram. Разработчики постоянно совершенствуют продукт, чтобы предоставить пользователям комфортные условия эксплуатации.

Envoy

Англоязычная система организации труда, которую выбрали тысячи компаний и не пожалели. Эффективность рабочих моментов повышается за счет обширного функционала. Среди главных возможностей можно выделить: учет посещений рабочих зон, интеграцию с популярными сервисами, защиту конфиденциальных данных, удобное бронирование офисных помещений в мобильной и браузерной версии продукта и многое другое.

Robinpowered

Сервис помогает выстроить в офисе совмещенный формат труда, основанный на предпочтениях сотрудников фирмы. Инструмент легко интегрируются с другими приложениями, выстраивая целую инфраструктуру управления штатом. С Robin-ом работают такие популярные бренды как: Toyota, Peloton, Tripadvisor и Politico. Продукт предоставляет не только инновационные технические решения, но и приятные глазу UX/UI-интерфейсы. Функционал очень большой: начиная банальным отслеживанием занятости помещений, заканчивая составление индивидуальных рабочих планов.

Какую систему бронирования переговорных комнат выбрать?

Среди ранее рассмотренной линейки инструментов для брони переговорных помещений стоит отметить продукт UnSpot, позволяющий без проблем интегрировать в компанию гибридный формат труда, когда сотрудники могут работать как удаленно, так и очно. Инструмент удобен и прост в эксплуатации, а разработчики находятся на связи с пользователями 24 на 7.

После внедрения UnSpot в офисную среду можно заручиться поддержкой настоящего технологического помощника. Сотрудникам становится открыта возможность составлять гибкие рабочие графики, анализировать собственную деятельность, бронировать рабочие зоны и управлять выделенным офисным местом удаленно. Руководство получает те же фишки и даже больше, например, имея возможность удаленно контролировать деятельность компании и получать грамотную аналитику.