Кадровый учёт — это систематизированное ведение документов, связанных с трудовыми отношениями в компании. Он обязателен для всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей с наёмными сотрудниками. Правильная организация кадрового учёта помогает избежать штрафов, упростить управление персоналом и обеспечить соблюдение законодательства. Если вы только начинаете бизнес или ранее не вели кадровую документацию, рассмотрите постановку кадрового учёта с нуля как эффективное решение.
Зачем нужен кадровый учёт
Кадровый учёт выполняет несколько ключевых функций:
- Соблюдение законодательства. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей оформлять трудовые договоры, приказы, графики отпусков и другие документы. Отсутствие или неправильное оформление может привести к штрафам от Государственной инспекции труда и других контролирующих органов
- Урегулирование трудовых отношений. Чётко оформленные документы помогают избежать недопонимания между работодателем и сотрудником, снижая риск трудовых споров.
- Эффективное управление персоналом. Систематизированные данные о сотрудниках позволяют планировать отпуска, контролировать рабочее время и анализировать кадровые потребности.
- Подготовка отчётности. Кадровые документы необходимы для своевременной сдачи отчётности в налоговые органы, Социальный фонд (СФР)и другие инстанции.
Последствия отсутствия кадрового учёта
Игнорирование кадрового учёта может привести к серьёзным последствиям:
- Штрафы и санкции. За отсутствие обязательных документов предусмотрены административные штрафы.
- Трудовые споры. Без должным образом оформленных документов сложно доказать правоту в случае судебного разбирательства конфликта с сотрудником.
- Проблемы с контролирующими органами. При проверках отсутствие кадровых документов может привести к предписаниям об устранении нарушений и дополнительным проверкам.
Как организовать кадровый учёт
Для эффективного кадрового учёта необходимо:
- Назначить ответственного. В небольших компаниях это может быть бухгалтер или офис-менеджер. Офис-менеджер — наименее предпочтительный вариант, т.к. ведение кадрового учета подразумевает наличие соответствующей квалификации.
- Разработать и утвердить локальные нормативные акты. К ним относятся правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и другие документы.
- Вести личные дела каждого сотрудника ( все основные документы , касающиеся его трудовой деятельности — труд.договор, приказы по работнику, копии документов, заявления сотрудника)
- Своевременно оформлять трудовые отношения (прием, перевод, увольнение, больничные, командировки )
- Вести и хранить трудовые книжки.
- Вести учёт рабочего времени и отпусков. Это поможет избежать переработок и обеспечить соблюдение трудовых прав сотрудников
- Формировать и сдавать обязательную отчетность.
- Использовать специализированное программное обеспечение. Программы для кадрового учёта упрощают ведение документации и снижают риск ошибок.
Заключение
Кадровый учёт — не просто формальность, а необходимый элемент управления компанией. Он обеспечивает законность трудовых отношений, помогает избежать штрафов и упрощает управление персоналом. Если у вас нет опыта в этой области, рекомендуется обратиться к специалистам для правильной организации кадрового учёта.