Организационные моменты играют немаловажную роль. Если все процессы будут оптимизированы до предела, то это обстоятельство положительным образом отразится на результате деятельности. Хранение документов в организации должно быть правильным. В ином случае не избежать неприятных ситуаций.
Риски и потенциальные проблемы
Прежде всего, нужно отталкиваться от норм закона. К ряду документов могут предъявляться особые требования в части хранения. Без их наличия будет сложно доказать легитимность сделки или отдельной процедуры. Документы помогают установить истину и контролировать ситуацию. Они выступают в роли гаранта законности всех алгоритмов и действий в рамках выделенного субъекта рынка.
Хранить документы важно ввиду того, что они могут выступить доказательством в рамках судебного разбирательства и показать себя инструментом защиты личных интересов. С их помощью приходит обоснование законности операций. Если тот или иной документ не будет предоставлен при проверке, что может грозить штрафными санкциями. Посредством корректно оформленной бумаги, будет просто подтвердить трату средств или опровергнуть претензии.
Нормы закона
По закону хранить документы необходимо в рамках некоторого промежутка времени, даже после завершения сделки и исполнения всех обязательств по договору. Для каждой разновидности данных есть свои сроки и условия. Это прежде касается кадровых бумаг, документов налогового учета, а также бухгалтерских. Важно, чтобы участники рынка могли предоставить таковые в любой момент, в рамках поступившего от контролирующих органов запроса.
Сроки хранения для того или иного документа определяются исходя из важности и значимости такового. Они могут отличаться кардинально. Все цифры прописаны в нормативных актах. Есть документы постоянного или временного хранения. Первые должны храниться в компании на протяжении 10 лет, а затем списываются в архив организации. Временные документы могут храниться год, 3 года, 5 лет, а также 6, 10, 15, 45, 50 или 75 лет. Срок принято отсчитывать с 1 января будущего года, после завершения делопроизводства.
